P O U Č E N Í
(Výpis ze směrnice S 127 k dlouhodobým vstupům a vjezdům do areálu společnosti holdingu VÍTKOVICE)
Článek 6 - Práva a povinnosti zaměstnanců BS
1
K základním
povinnostem zaměstnance BS patří:
- zabraňovat krádežím, ztrátě, zneužití, poškození a zničení majetku,
- odnímat neplatné doklady opravňující ke vstupu - vjezdu do objektů a.s./d.s., neplatné propouštěcí doklady; v případě nejasností se obracet na útvar Povolování vstupů,
- zabraňovat neoprávněnému vstupu/odchodu osob nebo neoprávněnému vjezdu/výjezdu dopravních prostředků do a z objektů a.s./d.s.,
- kontrolovat osoby a dopravní prostředky, které vstupují nebo opouštějí objekty a.s./d.s., především za účelem zjištění, zda:
- nejsou vnášeny/vynášeny do/ze střeženého objektu alkoholické nápoje, omamné a jedovaté látky apod. a dále předměty, které zjevně nejsou potřebné k výkonu práce,
- není vynášen nebo vyvážen majetek, bez řádného propouštěcího dokladu,
- při zadržení osoby podezřelé ze spáchání trestného činu postupovat v souladu s trestními předpisy,
2 Zaměstnanec BS je při ostraze majetku oprávněn:
- kontrolovat osoby, které vstupují do objektů a.s./d.s. nebo jej opouštějí včetně jejich zavazadel a požadovat od nich předložení příslušných dokladů, přičemž musí při této kontrole postupovat korektním způsobem nesnižujícím lidskou důstojnost,
- kontrolovat doklady vstupu a vjezdu řidiče včetně kontroly dokladů dopravovaných osob,
- kontrolovat silniční dopravní prostředky, které vjíždějí do objektů nebo vyjíždějí z objektů a.s./d.s. a jejich náklad, požadovat předložení příslušných dokladů, v případě nejasností v dokladech tyto zajistit (včetně nákladu), zamezit další jízdě (vjezdu/výjezdu) těchto dopravních prostředků a učinit další příslušná opatření dle článku 20 a 21 těchto směrnic,
- v případě podezřelé činnosti osob v objektu a.s./d.s. požadovat od zadržených (kontrolovaných) osob vysvětlení této činnosti,
- vyzvat v objektu a.s./d.s. každého, kdo:
- je podezřelý z neoprávněného vstupu do tohoto objektu nebo pobytu v něm, aby prokázal svou totožnost, oprávnění se v tomto objektu zdržovat a pokud takové oprávnění nemá, vyzvat tuto osobu, aby jej opustila, v případě potřeby je oprávněn tuto osobu vyvést nebo zadržet a informovat o zadržení Policii ČR,
- ohrožuje život nebo zdraví jiného, případně majetek, aby od tohoto jednání upustil,
- odejmout věc, jestliže je důvodné podezření, že byla odcizena nebo zneužita z majetku, jehož ostrahu provádí,
- vyzvat každého k pomoci při odvrácení škody na majetku,
- při podezření, že zaměstnanec a.s./ d.s. nebo externího subjektu je v podnapilém stavu, zjistit jeho totožnost, zamezit mu vstup do objektu a informovat nadřízeného tohoto zaměstnance. Své nadřízené informuje dokladem „hlášení“.
Článek 8 – Kontrolní činnost zástupců a.s./d.s.
1 Kontrolní činnost jsou, pro účely zajištění ochrany a ostrahy majetku, oprávněni vykonávat zaměstnanci útvaru Kontroly, Ochrany a Povolování vstupů. Při výkonu kontrolní činnosti jsou oprávněni kontrolovat dodržování ustanovení těchto směrnic pracovníky BS, zaměstnanci a.s./d.s. a zaměstnanci externích subjektů a jsou oprávněni přijímat opatření k zamezení poškozování majetku a.s./d.s. Pro účely uplatnění sankcí jsou oprávněni pořizovat potřebné písemné, zvukové a obrazové záznamy.
2 Statutární orgány a ředitelé a.s./d.s., odborní ředitelé, vedoucí odborů a vedoucí NS pro účely zajištění ochrany a ostrahy majetku mohou kontrolovat jim podřízené zaměstnance. Při porušení povinností zaměstnanců BS při výkonu strážní služby jsou povinni učinit o tomto přestupku zápis do Knihy strážní služby a následně útvar Ochrana na tyto skutečnosti písemně upozornit.
ČÁST III - DOKLADY PRO VSTUP
PŘES VRÁTNICE
1 Vcházet/vycházet z/do objektů a.s./d.s. je povoleno pouze schválenými vrátnicemi a jen pro účely plnění pracovních úkolů. Každý zaměstnanec a.s./d.s. nebo externí organizace musí mít při vstupu/odchodu platný doklad opravňující ke vstupu/vjezdu, který bez vyzvání předkládá na vrátnici. Při pohybu v areálech a.s./d.s. je povinen používat vyznačené komunikace a přístupové trasy.
2 Dokladem opravňujícím ke vstupu/vjezdu přes elektronické snímače je čipová karta (dále jen ČK) s nastavenými přístupovými právy vydávaná v souladu s řídicí normou představenstva a.s. pro Vydávání čipových karet Identifikačního systému.
3 Dokladem opravňujícím ke vstupu/vjezdu mimo elektronické snímače je dlouhodobé povolení vstupu/vjezdu nebo jednorázové povolení vstupu/vjezdu - Povolení č., resp. ČK - Zaměstnanecký průkaz s fotografií zaměstnance.
Článek 10 - Doklady pro vstup externích subjektů a cizinců
1 Zaměstnance externích subjektů, které sídlí ve vlastních objektech opravňuje ke vstupu přes vrátnice a.s./d.s. č. 1, 50, 27A a 55 průkaz, jehož vzor byl dán prostřednictvím útvaru Povolování vstupů k dispozici příslušné vrátnici. Pokud není na průkazu fotografie, platí průkaz pouze s průkazem totožnosti.
2 Dlouhodobé povolení vstupu (dále jen DP vstupu)
a) Zaměstnancům externích subjektů podnikajících v objektech a.s./d.s. vystavuje útvar Povolování vstupů na základě schválené písemné žádosti"Povolenku vstupu" (vzor viz Příloha č. 3 těchto směrnic) nebo „ČK – Povolení vstupu". Požadavky o vstup s nářadím, měřící technikou apod. musí být doplněny o seznamy dle bodu 8 článku 9 těchto směrnic.
b) Písemné žádosti o vydání DP vstupu musí být zaslány útvaru Povolování vstupů v dostatečném časovém předstihu (min. 1 týden před předpokládaným prvním vstupem). U žádostí pro následující rok vždy do konce listopadu běžného roku. Vystavená DP vstupu se zásadně neposílají poštou a žadatel je povinen sám se informovat a dohodnout termín jejich převzetí. DP vstupu platí jen pro požadované časové období - max. kal. rok. DP vstupu jejichž platnost uplynula před skončením kal. roku musí být vrácena útvaru Povolování vstupů příp. musí být prodloužena novou žádostí. Při ztrátě (resp. nevrácení) DP vstupu se postupuje dle ustanovení článku 23 těchto směrnic. U ČK se postupuje dle řídicí normy představenstva a.s. pro vydávání čipových karet.
ČÁST IV - DOKLADY PRO VJEZD PŘES VRÁTNICE
Článek 11 - Vjezd
jízdních kol
5 Vjezdy jízdních kol zaměstnanců externích subjektů schvaluje smluvní partner, odsouhlasující vstupy/vjezdy do příslušné oblasti na předkládané „Žádosti“. Vjezd jízdního kola vyznačí útvar Povolování vstupů na DP vstupu vydané konkrétnímu zaměstnanci. Vjezd je možno uskutečňovat za podmínek uvedených v bodech 3 a 4 tohoto článku.
Článek 13 - Vjezd osobních, nákladních a užitkových vozidel externích organizací
1 Vjezd osobních, nákladních a užitkových vozidel externích organizací přes vrátnice se řídí normou představenstva a.s. pro Úhrady za užívání dopravních komunikací. Vjíždět/vyjíždět z/do objektů a.s./d.s. je povoleno pouze schválenými vrátnicemi a jen pro účely plnění pracovních úkolů. Každý zaměstnanec externí organizace musí mít při vjezdu/výjezdu platný doklad opravňující k vjezdu/výjezdu, který bez vyzvání předkládá na vrátnici. Zároveň musí vlastnit doklad na svou osobu opravňující ho ke vstupu. Pohyb vozidla v areálech a.s./d.s. je povolen pouze po vyznačených komunikacích a přístupových trasách a je nutno respektovat dopravní značení. Vjezd nákladních vozidel do hal je povolen jen za účelem naložení/vyložení nákladu. Vjezd osobních vozidel do hal není povolen. Parkování vozidel je povoleno pouze na označených odstavných plochách.Za čelním sklem parkujícího vozidla musí být viditelně umístěno platné povolení vjezdu.
2 Dlouhodobé povolení vjezdu (dále jen DP vjezdu) je vystaveno útvarem Povolování vstupů na tiskopise "Povolení vjezdu pro vozidlo" (vzor viz Příloha č. 4 těchto směrnic) nebo „ČK – Povolení vjezdu" na základě schválené Žádosti písemně zaslané min. 1 týden před předpokládaným prvním vjezdem útvaru Povolování vstupů na předepsaném formuláři. Žádosti pro následující rok musí být podány vždy do konce listopadu běžného roku. Vystavená DP vjezdu se zásadně neposílají poštou a žadatel je povinen sám se informovat a dohodnout termín jejich převzetí. DP vjezdu platí jen pro požadované časové období - max. kalendářní rok. Povolení jejichž platnost uplynula před skončením kal. roku musí být vráceny útvaru Povolování vstupů do 10 dnů po datu platnosti příp. musí být jejich platnost prodloužena novou žádostí. Při ztrátě (resp. nevrácení) povolení se postupuje dle ustanovení článku 23 těchto směrnic. U ČK se postupuje dle řídicí normy představenstva a.s. pro Vydávání čipových karet Identifikačního systému.
Pokud v průběhu platnosti vydaného DP vjezdu dojde ke změně typu vozidla, Státní registrační značky nebo ke změně vlastníka vozidla, je nutné provést výměnu DP vjezdu u útvaru Povolování vstupů, který změnu vozidla stejné kategorie a druhu provede za manipulační poplatek 100,- Kč.
ČÁST VI - PROPOUŠTĚNÍ HMOTNÉHO MAJETKU VRÁTNICEMI
Článek 15 – Postup při kontrole dovozu a vývozu DHM a dDHM
1 Pohyb (dovoz/odvoz, donášení/odnášení) materiálů z/do objektů a.s./d.s. je povolen pouze schválenými vrátnicemi/branami a jen pro účely plnění pracovních úkolů. Každá zásilka procházející vrátnicí, bez ohledu na způsob přepravy, musí být vybavena platnými a řádně schválenými propouštěcími doklady a je podrobena zaměstnanci BS kontrole z těchto hledisek:
a) zda propouštěcí doklady jsou opatřeny všemi předepsanými náležitostmi umožňujícími propuštění zásilky přes vrátnici (úplnost vyplnění dokladu, oprávněnost osob a razítek uvedených na dokladech),
b) kontrole věcné, spočívající v porovnání propouštěcích dokladů s přepravovanou zásilkou příp. původem a nabytím materiálu.
Článek 17 – Doklady pro propouštění majetku externích subjektů podnikajících v objektech a.s./d.s. na základě smlouvy (dohody) o dílo, o provedení prací, výkonů, servisu apod.
1 Tyto externí subjekty mohou do objektů a.s./d.s. uskutečnit dovoz vlastního materiálu na základě jimi vystaveného dodacího listu nebo seznamu dovezených věcí a materiálu. Přivážející je při dovozu majetku povinen umožnit strážnému provedení jeho kontroly.
2 Přivážející externí subjekty předkládají Dodací list/seznam na vrátnici, přes kterou materiál dovážejí ve dvojím vyhotovení. Strážný, po provedené fyzické kontrole dováženého materiálu, všechny strany Dodacího listu/seznamu označí na rubu razítkem vrátnice, datem uskutečněného dovozu. Jednu kopii externímu subjektu odebere. Tato kopie zůstává na vrátnici. Druhé vyhotovení Dodacího listu/seznamu předá zástupce externího subjektu pověřenému zaměstnanci útvaru (koordinátorovi akce, zaměstnanci, který je přítomen provádění prací, příp. zajišťuje její převzetí od externího subjektu nebo jiný kompetentní zaměstnanec příslušného pracoviště), který je uveden ve „Smlouvě . . .“ a který zajistí odvoz materiálu na platném propouštěcím tiskopise, jehož nedílnou součástí musí být předložený Dodací list/seznam.
3 Vývoz takto dovezeného materiálu může být uskutečněn pouze na tiskopis „Propustka – dodací list“ (Příloha č. 5). Tiskopis může vystavit a schválit pouze pověřený zaměstnanec útvaru, (dle bodu 2), který má pro potřebu kontroly k dispozici Dodací list/seznam, kterým dovážející zaevidoval materiál na příslušné vrátnici. Takto vystavený tiskopis doplní v rubrice „Předmět“ poznámkou „Vývoz dovezeného materiálu – viz příloha“ a schválením vývozu potvrzuje, že se nejedná o majetek a.s./d.s.
Zaměstnanec, který vývoz schválil, zajistí přiložení fotokopie Dodacího listu/seznamu ke „Smlouvě . . . “. S Propustkou - dodacím listem schvalující útvar nakládá dle bodu 1 a 2 článku 16 těchto směrnic,
S účinností od 1.6.2009 není o víkendech a svátcích vývoz materiálu, zboží apod. přes vrátnice VHM, a.s. a VPE, a.s. povolen.
4 Zaměstnanec BS, po provedené fyzické kontrole vyváženého materiálu, přílohu propouštěcího dokladu porovnává se seznamem, který při dovozu v jednom vyhotovení zůstal na vrátnici. Následně tento seznam přiloží k propouštěcímu dokladu, který zasílá odděleně od ostatních propouštěcích dokladů na útvar Povolování vstupů, který tiskopis po kontrole archivuje v souladu s článkem 15 bod 5 těchto směrnic.
5 V případě, kdy hmotný majetek externího subjektu bude z objektů a.s./d.s. odvážen v tentýž den nebo následující den kdy byl dovezen, postupuje se tak, že jeho dovoz a odvoz musí být ověřen a potvrzen strážným na vrátnici (datum a hodina vjezdu a výjezdu, jméno a příjmení strážného, podpis), a to buď na Dodacím listu/seznamu, který si vyhotoví externí subjekt sám nebo zápisem v knize donesených/dovezených věcí. Přivážející je povinen umožnit strážnému při dovozu a odvozu majetku provedení jeho kontroly. Strážným potvrzený seznam je ponechán dovážejícímu a slouží pro externí subjekt jako výstupní doklad pro následující den. Po odvozu zaměstnanec BS zasílá seznam společně s propouštěcími doklady na útvar Povolování vstupů. Není-li zaevidovaný materiál odvezen do následujícího dne, kdy byl dovezen, postupuje pracovník vrátnice v souladu s bodem č. 3 tohoto článku, tj. vývoz povolí pouze s dokladem „Propustka – dodací list“ vystaveným smluvním partnerem a.s./d.s.
Článek 18 – Doklady pro propouštění zásilek externích subjektů podnikajících v areálu a.s./d.s. v prostorách vlastních nebo na základě smlouvy o pronájmu nemovitostí či nebytových prostor
1 Externí subjekty jsou povinny vést jednoduchou skladovou evidenci veškerého vlastního majetku umístěného v pronajatých či vlastních prostorách nacházejících se v areálu a.s./d.s., včetně evidence výstupních dokladů pro případ kontroly ze strany a.s./d.s. a to v takové formě a obsahu, aby externí subjekt mohl jednoznačně prokázat způsob nabytí majetku, jeho sortiment a skladovou výši. Kopie všech výstupních dokladů je externí subjekt povinen uchovávat 5 let od jejich vystavení.
2 Externí subjekty přebírají v plném rozsahu odpovědnost za všechny své subdodavatele včetně potvrzování odvozu jejich majetku z areálu a.s./d.s. Subdodavatelé jsou povinni respektovat veškerá opatření, platná na tomto úseku pro externí subjekty a to dle čl. 17 bod 1 a 2 těchto směrnic, včetně platného omezení (s účinností od 1.6.2009 není o víkendech a svátcích vývoz materiálu, zboží apod. přes vrátnice VHM, a.s. a VPE, a.s. povolen).
3 Externí subjekty podnikající v objektech a.s./d.s. na základě řádně uzavřené smlouvy o pronájmu nebo kupní smlouvy používají pro propouštění vlastního materiálu a materiálu svých subdodavatelů vrátnicemi číslovaný doklad "Propustka materiálu externích organizací" (vzor viz Příloha č. 10 těchto směrnic), označený útvarem Povolování vstupů přiděleným číslem externímu subjektu a případně číslem vrátnice určené k vývozu materiálu.
4 Doklad je evidován a vydáván útvarem Povolování vstupů za poplatek 200,- Kč/blok na základě písemné žádosti nájemce nebo vlastníka. Současně s tímto dokladem vydává útvar Povolování vstupů poučení o způsobu jeho použití. Externí subjekt je povinen nespotřebované bloky vrátit nejpozději do 7 dnů od ukončení činnosti v a.s. Do doby navrácení bloků nebude danému externímu subjektu umožněn vstup a vjezd přes vrátnice a.s./d.s.
5 Žadatel určí seznam osob oprávněných tiskopis schválit. Tento seznam bude doručen útvaru Povolování vstupů a přiložen k žádosti pro potřeby následných kontrol. Každá změna určených osob musí být písemně útvaru Povolování vstupů sdělena.
6 Seznamy osob oprávněných tiskopis vystavovat a schvalovat postoupí útvar Povolování vstupů na danou vrátnici pro potřeby kontrol ze strany zaměstnanců BS.
ČÁST VIII - POSTUP PŘI PORUŠENÍ SMĚRNIC
Článek 21 - Postup při porušení směrnic externími subjekty
1 V případě zjištění přestupku ze strany zaměstnance externího subjektu, např. vnášení alkoholu, vynášení/vyvážení materiálu bez příslušných dokladů, nerespektování dopravního značení, parkování mimo vyznačené odstavné plochy apod., bude této osobě zaměstnancem BS odebrán materiál a vystavené povolení vstupu (vjezdu) a toto spolu s dokladem „hlášení“ bude zasláno na útvar Povolování vstupů. Útvar Povolování vstupů následně zasílá písemné oznámení o přestupku zaměstnavateli provinivšího se zaměstnance. Kopii postupuje smluvnímu útvaru a.s./d.s..
Možné způsoby řešení přestupku:
- vrácení zadrženého povolení vstupu (vjezdu) za manipulační poplatek 500,- Kč,
- přestupek se postupuje k řešení na firmu, jejíž zaměstnanec přestupek způsobil. Do doby vyřešení přestupku se osobě/osobám zamezí vstup/vjezd do objektů a.s./d.s.
- vypovězení smluvního vztahu,
Dle závažnosti přestupku lze uplatnit kombinaci uvedených způsobů.
V případě, že nelze materiál fyzicky odebrat, zaměstnanec BS neprodleně informuje útvar Povolování vstupů a odpovědného zaměstnance v jehož správě je vrátnice k dalšímu řešení přestupku.
2 Povolení vstupu (vjezdu) bude znovu vydáno zpět až po průkazném písemném dořešení přestupku ze strany zaměstnavatele.
Článek 22 - Postup při zadržení neplatných dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s.
1 V případě zjištění dokladů pro vstup/vjezd (viz ustanovení článků 9 až 13 těchto směrnic), v nichž:
- provedené svévolné úpravy změnily platnost povolení,
- povolení bylo zneužito jinou osobou nebo použito jiným vozidlem,
- byl zjištěn falzifikát,
- povolení bylo použito pro vstup/vjezd mimo vyznačenou dobu platnosti nebo vyznačený objekt,
je příslušné povolení pro vstup/vjezd zaměstnancem BS zadrženo a předáno s dokladem „hlášení“ útvaru Povolování vstupů.
2 Nové DP vstupu/vjezdu bude vystaveno až po zaplacení manipulačního poplatku ve výši 500,- Kč útvaru Povolování vstupů.
Článek 23 - Postup při ztrátě, svévolném poškození nebo nevrácení dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s.
1 Držitel (žadatel) v případě ztráty nebo nevrácení tiskopisu „Povolenka vstupu“ nebo „Povolení vjezdu pro vozidlo“ jehož platnost skončila v průběhu kalendářního roku a nebylo vráceno do 10 dnů po datu platnosti je povinen uhradit útvaru Povolování vstupů smluvní poplatek ve výši 100,-Kč za DP vstupu a 200,- Kč za DP vjezdu.
2 Smluvní poplatek za ztrátu jakékoli ČK včetně zaměstnaneckého průkazu, její svévolné poškození nebo její nevrácení ve stanoveném termínu je s držitelem (žadatelem) ČK řešen v souladu s řídicí normou představenstva a.s. pro Vydávání čipových karet Identifikačního systému.
3 Bez poplatku za ztrátu nebo nevrácení nebudou jak dané osobě nebo vozidlu, tak také externímu subjektu vystavena další povolení vstupů a vjezdů do objektů a.s./d.s..
Kontakt na pracovníky útvaru Povolování vstupů:
KOVAČIK František, tel. 595 957 332, fax: 595 956 042, mob. 602 490 289
e-mail: frantisek.kovacik@vitkovice.cz
Ing. HYCNAROVÁ Vanda, tel. 595 952 486
e-mail: vanda.hycnarova@vitkovice.cz